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대부분의 회원분들은 GTD 일처리기법을 다들 잘 알고 계시겠지만, 

아직 GTD를 제대로 접해보지 못한 분들을 위해서 GTD 일처리 기법의 핵심 부분만을 정리 요약해 봅니다. 

이글은 제가 이전에 블로그에 썼던 글을 조금 수정/ 보완한 글입니다.


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이미 GTD 일처리 방법론에 관해서는 주옥같은 글들이 인터넷에 많이 있기때문에, 단순히 설명을 하는것 같은 스토리는 조금 배제하고,  GTD를 처음 접하시는 분들이나 빠르게 GTD 일처리 관리기법을 이해하고 싶으신분들을 위해서 GTD일처리 기법의 특징과 핵심부분을 중점적으로 2회에 걸쳐서 설명해보고자 합니다.


보다 더 깊이 있는 내용을 알고 싶으신 분들은 인터넷 검색이나 관련서적을 탐독해 보시기를 권합니다만, 실제 생활에 적용하는 것은 이정도만 개념을 잡아도 충분하리라 생각합니다.




1. GTD(Getting Things Done) 란 무엇인가?


GTD는 Getting Things Done 의 약자입니다.

이걸 의역해보면 "일을 완료한다" 혹은 "일을 해치운다" 뭐 이런정도의 어감일거 같군요.



위키백과사전에서는 다음과 같이 정의합니다.


데이비드 알렌이 저술한 같은 이름의 책 제목에서 유래한 시간 관리 개념이다. 영어 머리글자를 따 GTD라고 부르기도 한다. 개인이 효율적으로 시간을 관리하여 자신이 하고자 하는 일을 깔끔하게 해결하는 방법을 정리했다. 2001년에 처음 출판된 이후, IT 개발자들에게 열렬한 환영을 받으며 폭발적인 인기를 끌었다.

 



한국어 번역본으로는 공병호박사가 번역한 끝도없는일 깔끔하게 해치우기 가 있습니다.




2. GTD 일처리 관리기법의 특징


GTD방법론에 입각한 일처리 기법을 다른말로는, 스트레스 제로의 생산성, 스트레스 제로의 일처리 관리기법 이라고도 합니다. 스트레스 없이 물흐르듯 일을 처리한다는 이야기로, 위에 삽입된 GTD소개 동영상에서도 이점을 강조하고 있습니다.


대부분의 사람들은 해결은 하지 못하면서도 항상 머리속에서 맴도는 수많은 일거리들로 인해서 과중한 스트레스를 받고, 그로 인해서 눈앞의 일에는 제대로 집중하지 못하게 됩니다. 



GTD 일처리 관리기법은 이러한 근본적인 스트레스의 원인을 제거해 주고, 더 나아가서는 머릿속을 깨끗이 비우고 그런 여유를 현재 하는 일과 보다 창조적인 일에 투자할 수 있도록 해 줍니다.


일반적으로 일처리 관리기법의 종류에는 탑다운(Top-Down) 방식과 바텀업(Bottom-Up) 방식이 있습니다.





탑다운(Top-Down)방식은 일단 목표를 세운후 그 목표를 달성하기 위해 중,단기 계획을 세운뒤 이를 실행해 나가는 방법으로, 대표적으로 다들 잘 아시는 프랭클린플래너(Franklin Planner)가 있습니다. 


이에 반해, 바텀업(Bottom-Up)방식은 당장 할 수 있는 일부터 처리해 나가면서 보다 상위개념의 목표를 병행하여 설계하는  방식으로, 소개해 드리는 GTD일처리 기법이 여기에 속합니다.



개인적으로는, 정신없이 쏟아지는 일들을 처리하기에 바쁜 현대인들에게 어떤 의미에서는 바텀업(Bottom-Up)방식이 보다 생산성을 높일 수 있는 합리적인 일처리 방식이 아닐까 생각해봅니다.


어쨋든, GTD 일처리관리기법이란, 스트레스 없이 편안한 상태를 유지하며 물흐르듯이 일을 처리하기 위한 일처리 관리 기법입니다.




3. GTD의 시작점. 수집함(Inbox) - 모든 일거리들의 집합소


GTD 기법의 시작점은 수집함입니다.


이 수집함은 물리적인 박스와 같은 것일 수도 있고, 종이위에 적는 리스트의 형식일 수도 있습니다.

쉽게 말해서 일거리들을 수집하는 공간이라고 이해하시면 되겠습니다.





일단, 모든 일거리나  머리속에 멤돌고 있는 어떠한 생각들, 아주 작은 고민들 어떤것이든 머리속에서 끄집어 내어 모조리 수집함에 저장하여 눈앞에 보일 수 있도록 해야합니다.


GTD를 처음 시작하는 단계에서는, 이 수집함에 모든것을 넣기까지 사람에따라서 다르겠지만, 보통 짧게는 하루이틀, 길게는 일주일도 걸릴 수가 있습니다. 

중요한 것은, 그 어떠한 것이든 모든 것을 수집함에 일단 넣어야 한다는 것입니다. 

그리고, 머리는 쉬게 해주면 됩니다.


수집함에 일거리들이 모이면, 그때부터 수집함을 비우는 작업을 하게 되는데, 수집함에 들어있는 일거리들을 하나씩 꺼내어 GTD Workflow(업무흐름도표)에 입각하여, 실제 실행할 수 있는 일거리인지, 버려야 할 것인지, 실행을 한다면 어떻게 실행할 것인지 등을 구분하고 분류하여 믿을만한 시스템(예를들어 수첩이나 스마트폰, 컴퓨터등)에 저장하고 지속적으로 이를 관리해주기만 하면 됩니다.


GTD Workflow등 생소한 내용은 추후 다시 상세하게 설명할 예정이니, 지금은 수집함(Inbox)이란 이런거구나 정도만 이해하시면 되겠습니다.




4. GTD에서의 일처리 방법은 할일이 아닌 다음행동(Next Actions)


GTD에서의 일처리 방법을 한마디로 표현해보라고 한다면 저는 이렇게 이야기하겠습니다.


"일을 잘게 나누어 보면 어떤 일이든 쉽게 처리할 수 있다."



흔히들 업무나 일들을 처리하기위해서 많은사람들이 할일리스트(DoTo List)를 작성합니다.

그런데, GTD기법에서의 할일리스트는 일반적인 그것과는 개념이 좀 다릅니다. 


GTD기법에서는 할일을 관리하는 것이 아니라 행동을 관리합니다. 그것을 "행동을 경영한다" 라고도 표현합니다.


다시말하자면, GTD기법에서의 할일리스트(ToDo List)는 단순한 할일들의 나열이 아니라,  구체적으로 해야할 물리적인 행동들의 리스트 입니다.

따라서, GTD기법에서는 할일목록을 "할일 리스트(ToDo List)"라고 하지 않고, 다음에 해야할 행동들의 리스트인 "다음행동 리스트(Next Actions List)" 라고 부릅니다.



말이 어려운가요? 쉽게 예를 들어 설명해 보겠습니다.


제가 타고다니는 차량의 타이어의 수명이 다해서 교체할 때가 되었습니다.

이것을 처리하기에 앞서 일반적으로 할일리스트를 작성한다면 이렇게 쓰겠죠.


□ 자동차 타이어 교체하기


자... 이렇게 자동차 타이어를 교체해야 할 하나의 일거리가 내 할일목록에 추가되었습니다.

이제는 저걸 보면서 항상 생각할 겁니다. "아... 타이어 교체해야 하는데... 교체해야 하는데..."

그러면서도 통 시간이 나지 않습니다.



왜 이런 현상이 발생할까요?

그 이유는 그 할일을 완료하기 위해서 내가 해야할 구체적인 행동을 결정짓지 않았기때문입니다.

바꿔말아하자면, "자동차 타이어 교체하기"라는 목록은 단지 내가 완료해야 할 일거리일뿐 구체적으로 내가 해야할 행동이 아니기 때문에 그렇습니다.

이러한 할일리스트는 할일목록을 작성하고도 일거리를 그저 쳐다보기만 하면서 쉽게 완료하지 못하고 항상 미루어 지게 되는데 큰 역할을 합니다.



그렇다면, "자동차 타이어교체하기"라는 일거리를 GTD기법의 할일(다음행동)형식으로 작성해 봅시다.


□ 가격이 싼 타이어 판매 매장 인터넷 검색으로 알아보기

□ 집에서 가까운 해당매장 전화하여 위치 확인하기

□ 매장 방문하여 타이어교체하기


자 어떻습니까?


앞서 작성하였던 "자동차 타이어 교체하기" 라는 막연한 할일 항목과는 달리 이번에는 그 일을 처리하기 위해 구체적으로 해야할 행동들을 나열하였습니다.


위의 단순 할일리스트에서는 막연히 어디서 어떻게 시작해야 할지 모르는 일거리가 이번에는 실제로 무엇을 해야 그일을 해결할 수 있을지 명확하게 보여집니다. 

이것이 단순한 할일목록이 아닌 "다음행동 리스트(Next Actions List) 입니다.


따라서, 할일이 아닌 다음행동은 반드시 "물리적으로 결과를 만들어내는 행동" 이어야 합니다.




다음행동 = 물리적으로 결과를 만들어내는 행동



일거리란, 어떠한 일을 처리하기 위해서 구체적인 행동의 실행단계를 결정하지 못한 모든 것이죠.

위와 같은 방법으로 그러한 일거리를 가지고 실행할 수 있는 것인지 없는것인지 또는 실행하기 위해서는 구체적으로 어떠 행동을 해야 하는지를 분석하여 규정하는 행동을 GTD에서는 일거리를 "가공한다" 라고 표현 합니다. 말 그대로 추상적인 일거리를 완료하기위해서 실제로 해야할 물리적인 행동으로 가공해 내는 것이죠.  


위의 예에서는, "자동차 타이어 교체하기"라는 일거리를 가지고, 구체적으로 실행해야할 다음행동들로 가공해 내었습니다.



5. 다음행동 실행을 위한 또하나의 필요조건: 실행환경


GTD 일처리 기법에서 또한가지 중요한점은, 모든 다음행동은 실행환경에 지배를 받는다. 는 개념입니다.

바꾸어 말하자면, 개인은 환경을 바꿀 수 없고, 그 환경에 종속된다 의미입니다.


여기서 실행환경이란, 간단하게 이야기하자면, 일을 실행하는 시점에서 현재 개인이 처한 곳의 주변환경이란 의미로써, 어떠한 일(다음행동)을 실행하는데 있어서 현재 자신이 처한 주변환경에서 할 수 있는 일을 우선적으로 처리한다는 개념입니다.


예를 들어, 사무실에 가야만 할 수 있는 일과 집에서 할 수 있는 일이 있으며, 외부에 나가야만 할 수 있는 일이 있겠지요.

어찌보면 당연한 이야기겠지만, 그러한 현재 처한 환경에서 할 수 있는 일을 먼저 처리하라는 것입니다.


활용적인 측면에서 보자면, 처리해야할 다음행동의 갯수가 적을때는 상관없겠지만, 그 갯수가 많아질 수록 다음행동 리스트를 작성할때 각각의 실행환경에 맞는 별도의 다음행동 리스트를 작성하는 것이 직관적으로 다음행동을 검토할 수 있는 효과적인 관리방법입니다.


예를 들자면 이런식이겠지요.


@집

□ 형광등 교체하기

□ 안방청소

...


@사무실

□ 거래처에 팩스보내기

...


@외부

□ 동사무소 주소지 이전하기 

...


* 참고로 GTD 강좌등에서 저 @ 기호를 자주 접할 수 있는데, 가끔 저게 무슨뜻이냐고 물으시는 분이 있습니다.

저 @ 기호의 의미는 영어의 at 단어의 간락햔 표현으로 그 의미는 어디어디에~ 라는 장소의 의미롤 가지고 있습니다.




6. 실행에 집중하라. 2분 규칙(2Minute Rule)


GTD에서 이야기하는 2분 규칙이란, 2분내에 해결되는 다음행동이라면, 그 행동의 우선순위(중요도)가 비록 낮다 하더라도 그 즉시 실행하라. 라는 것입니다.

이 개념 하나로도 상당량의 일을 미루지 않고 처리해 낼 수 있습니다.





참고로, 플랭클린플래너와 같은 자기관리기법에서는 우선순위가 낮은것은 뒤로 미루고 우선순위가 높은것, 소중한 것을 먼저 행하라고 이야기하지만, GTD 일처리 방법론에서는 중요도가 낮더라도 지금 당장 할 수 있는 일이라면 바로 처리한다는 것이 일반적인 일처리방법론들과는 차이가 있는 부분입니다.


저 2분이라는 시간은, 하나의 다음행동을 처리하기에 짧을수도 길 수도 있는 시간이지만, 이것은 하나의 상징적인 의미로 이해하면 될것 같습니다.

사람에 따라서는 저 2분이 1분이 될 수도 있고, 혹은 5분이나 10분이 될 수도 있을테니까요.


중요한것은 실행에 집중하라는 의미라 개인적으로 이해하고 있습니다.


어떠한 다음행동을 접했을때, 저 2분규칙에 해당되지 않는 다음행동은 당장 처리할 수 없는 행동이므로, 그것은 연기 또는 위임등의 GTD 업무흐름도표(workflow)에 따른 분류에 맞춰서 각각의 리스트에 기록해둔 후 추후에 실행하게 될 것입니다. 

*이부분에 대해서는 다음장에서 자세히 설명할 예정입니다.



여담이지만, GTD에서 이야기하는 저 2분규칙을 생각해보면,

우리가 다음행동리스트에 어떠한 할일을 적어넣는 행위 자체가 GTD의 2분규칙에 해당되지 않는 다음행동을 연기하는 행위가 아닐까 생각합니다.


2분이내에 즉시 실행가능한 다음행동이라면 리스트에 작성해 둘 필요성 자체가 없을테니까 말입니다.



깊이 들어가면 이야기거리야 수없이 많겠지만, 처음 GTD 일처리기법이 약간은 생소한 분들을 기준으로 GTD일처리 관리기법이 대략적으로 이러한 것이다 라고 알기쉽게 설명하고자 합니다.



다음 강좌에서는 GTD에서의 수집함의 의미와 활용방법, 그리고 일거리의 가공방법과 처리에 대해서 알아보겠습니다.




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