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1. GTD를 이용한 일처리 관리의 시작점. 수집함(Inbox)


GTD일처리 방식의 시작점은 수집함입니다.





이전 강좌에서 잠깐 이야기 했습니다만, 

어떠한 생각이나 고민거리, 일거리등등 물리적이든 추상적이든 그 종류를 막론하고 모든 것(Stuffs)들은 일단 수집함에 저장되어야 합니다.


물리적인 것들은 큰 상자를 하나 준비해서 넣으면 되고, 머리속에 든 생각들은 노트에 리스트형식으로 작성하면 되겠죠.


이곳에서는 편의상 추상적인, 그러니까 노트에 적힌 리스트형식의 수집함에 나열된 항목들을 예로 들어 이야기를 풀어봅니다.

물리적인 수집함의 경우도 아래에서 설명하는 방법과 거의 똑같은 처리방법으로 처리됩니다.




2. 수집함을 비우기 위해 알아야 할것 - GTD Workflow (업무흐름도표)


수집함을 비우기 위해서는 특정 기준에 입각하여 각각의 일거리(Stuff)들을 처리해 주어야 하는데, 그 기준이라는 것이 GTD에서 이야기하는 GTD Workflow(업무흐름도표) 입니다.


 

<그림을 클릭하면 크게 볼 수 있습니다.>


기존 GTD Workflow를 제가 조금 이해하기쉽게 다시 만들어 봤습니다.

뭔가 어렵고 복잡해 보이실 수도 있지만 전혀 그렇지 않습니다. ^^


수집함에 들어있는 항목들(Stuffs)을 위 GTD Workflow 의 순서에 입각하여 처리하게 되는데, 지금부터 수집함의 항목들을 위 업무흐름도표를 이용해서 어떻게 처리하는지 알아보겠습니다.




3. 이제 수집함(Inbox)을 비워봅시다. - 일거리의 가공 


수집함 안에는 실제로 처리할 수 있는것, 처리할 수 없는것, 보관해야 할것, 다음으로 미뤄둬야 할것, 단순히 참고만 할것, 또는 아예 버려야 할 것등 여러가지가 있을것입니다. 이 여러가지 것들(Stuffs)을 가공해서 완벽히 자기자리를 찾도록 정리정돈 해주는 작업이 수집함을 비우는 작업입니다.





수집함에 들어있는 항목들(Stuffs)은 일단 간단하게 구분하면「실행할 수 없는 것」과 「실행할 수 있는 것」크게 두가지로 구분할 수 있습니다.


이것은 무엇인가? 실행할 수 있는 것인가?


Workflow(업무흐름도표)에서 수집함의 것들(Stuffs)을 처리하기 위한 첫번째 질문입니다.




3-1. 실행할 수 없는 항목들의 처리방법


「실행할 수 없는 항목」을 처리하는 방법을 먼저 살펴 봅시다.



<*위 업무흐름도표에서는 「실행할 수 없는 항목」들을 처리하는 방법에 해당되는 부분이 강조표시되어 있습니다.>



「실행할 수 없는 것」다시말해, 해결하기 위해 당장 취해야 할 행동이 없는 것들은 아래와 같은 것들입니다.


  1. 버릴것들
  2. 참고사항으로 보관해둘만한 자료들
  3. 미루어두어야 할 것들 (지금 당장은 할 수 없지만, 미래의 언젠가는 해야할 것들 또는 하고싶은 것들)


위와같이 「실행할 수 없는 항목」들은 위의 업무흐름도표상에서 보듯이 아래 3가지 방법으로 처리합니다.


A. 버릴것들 -  처리방법 : 즉시 삭제하여 버린다.


취할 행동도 없고 보관할 가치도 없는 쓰레기로 간주되는 것은 즉시 삭제합니다.


B. 참고사항으로 보관해 둘만한 자료들 -  처리방법: 파일링이나 달력메모를 통해 참고자료로 보관한다.


추후에 읽어볼 만한 내용이나 단순히 알아두어야 할 것들, 업무에 참고가 될 만한 것들은 보관합니다. 주로 파일철이나 메모장(에버노트와 같은 파일링도구등)이 보관장소로 용이할 것입니다.


또한, 취할 행동은 없지만 특정날짜에 기억해내서 참고해야 할 항목들은 달력의 해당날짜에 기록해서, 해당날짜가 다가왔을때 상기해 낼 수 있도록 합니다.


C. 미루어두어야 할 것들 -  처리방법: 언젠가/어쩌면 리스트 또는 추후확인리스트에 보관하여 보류처리한다.


당장은 취해야 할 행동이 없지만, 완전히 잊어버려서도 안되는 항목들입니다.

이 보류항목들은 "언젠가/어쩌면 리스트"와 "추후확인 리스트" 둘 중 하나의 리스트에 보관하게 되는데, 그 구분은 아래와 같습니다.


 언젠가/어쩌면 리스트: 미래의 어느날 실행해야 될 일이지만 구체적으로 정해진 날짜가 없는 항목

 추후확인 리스트: 미래의 특정일 이전에 반드시 재검토해서 실행이 이루어져야 하는 기한이 정해진 항목


*주의!: 언젠가/어쩌면 리스트와 추후확인 리스트에 보관된 항목들은 아직 가공이 되지않은 일거리들이기때문에, 정기적으로 재검토하여, 다음행동으로 변환하는 가공처리를 해 주어야 합니다.




3-2. 실행할 수 있는 항목들의 처리방법


이번에는 그 반대로 실행할 수 있는 것들의 처리방법에 대해서 알아봅니다.



*위 업무흐름도표에서는 「실행할 수 있는 것」들을 처리하는 방법에 해당되는 부분이 강조표시되어 있습니다.


실행할 수 있는 것으로 구분되었다면, 그것을 실행하기 위한 다음행동이 무엇인지 먼저 결정해야 합니다.


막연한 할일이 아닌 물리적인 행동이 포함된 다음행동을 결정해야 합니다.

이전 포스팅에서 할일과 다음행동의 차이점을 자세히 설명하였습니다만, 앞서 설명했던 예제와 같이 "타이어 교체하기"가 아닌 "인터넷으로 가격이 저렴한 타이어 판매매장 검색하기" 와 같은 구체적인 물리적인 행동이 포함되어야 한다는 것이죠.


참고: 프로젝트 리스트의 활용

만약, 이때 그 항목을 처리하기위해서 1개이상의 다음행동이 필요하다면, 위 업무흐름도표에서 보는바와 같이 별도의 프로젝트리스트에 그 항목을 따로 입력하여, 해당 항목(프로젝트)가 완료될 때까지 지속 관리합니다.

프로젝트 리스트는 해당 항목이 완료되었는지 아닌지 지속적으로 추적하고 관리해 나가는데 아주 요긴한 도구입니다.



어쨋든, 그항목을 처리하기위한 다음행동을 결정했다면, 그 다음행동은 은 아래 4가지 행동중 하나에 포함됩니다.


  1. 지금 바로 2분 이내에 실행할 수 있는 행동
  2. 되도록 빠른시간안에 완료해야 하는 행동
  3. 특정날짜나 시간에 해야하는 행동
  4. 내가 아닌 다른사람에게 시켜야 할 행동


이와 같은 항목들을 아래와 같이 처리할 수 있습니다.


A. 지금 바로 2분 이내에 실행할 수 있는 행동 - 처리방법:  즉시 실행하여 해결한다.


지금 바로 2분 이내에 실행하여 처리할 수 있는 행동일 경우, 미루지 말고 바로 처리합니다.

이 2분 규칙 (2Minutes Rule)은 이전 포스팅의 마지막 부분에서 상세히 설명해 두었습니다.


B.  되도록 빠른시간안에 완료해야 하는 행동 - 처리방법: 연기한다. 다음행동 리스트에 입력한다.

C. 특정날짜나 시간에 해야하는 행동 - 처리방법: 연기한다. 달력에 입력한다.


지금바로 2분 이내에 실행할 수는 없지만, 되도록 빠른 시간안에 처리되어야 하는 행동이나 특정날짜에 해야하는 다음행동은 연기합니다. 당연한 이야기입니다만...


주의!: 막연히 빠른시간안에 처리해야할 다음행동은 다음행동 리스트에 입력하여 관리하면 되지만, 특정날짜에 반드시 실행해야할 다음행동(기한이 정해진 다음행동)은 달력에 기재하여 기한을 넘기는 일이 없도록 해야합니다.


참고: 일반적으로 GTD시스템이라고 사용하는 스마트폰앱이나 프로그램들에 할일(다음행동)을 입력하는 행위자체가 업무흐름도표상의 "연기한다" 라는 절차를 수행하는 중이라고 생각하면 됩니다.

그리고, 위의 설명에서는 특정날짜나 시간에 해야하는 행동은 달력에 입력한다 라고 설명하였지만, 실제 GTD관련 프로그램을 사용할 경우에는 다음행동리스트에 입력하고 날짜(기한)을 정해주는 것 자체가 달력에 입력하는 것과 같은 의미입니다.

어렵게 생각할 필요 없습니다. ^^;;


D. 내가 아닌 다른사람에게 부탁하거나 시켜야 할 행동 -  처리방법: 위임한다. 대기중 리스트에 입력한다.


다른사람에게 부탁하거나 시켜서 그 일을 해결해야 할 경우에는 그일을 다른사람에게 위임하고, 대기중 리스트에 입력하여 추후에 지속적으로 진행상황을 체크하며 관리할 수 있게 합니다.



3-3. 수집함을 비울때 지켜야 할 규칙


1. 반드시 첫번째 항목부터 순서대로 처리한다.


수집함에 들어잇는 것들은 우선순위가 없습니다. 따라서 반드시 첫번째 항목부터 순서대로 한번에 하나씩 처리해 나가야 합니다.  이것을 강조하는 이유는 수집함에 들어있는 항목들을 모두 동등하게 봐야한다는 의미이며, 어떠한 일이든 피하는 일이 있어서는 안된다는 것입니다.


2. 수집함에서 한번 꺼낸 항목은 절대로 다시 수집함에 넣지 않는다.


수집함에 들어있는 항목을 처리하려고 꺼냈다가 다시 집어넣는 일을 반복한다면, 수집함은 어느샌가 쓰레기통으로 변해있을 겁니다. 따라서, 한번 꺼낸(처리하려고 마음먹은) 항목은 어떤방식으로든 무조건적으로 처리되어야 함을 잊어서는 안됩니다.



4. 실행환경의 설정


실행환경의 개괄적인 설명을 이전 포스팅에 이미 하였기때문에 자세한 설명은 생략하겠습니다만,

실행환경에 관련된 이야기를 또한번 끄집어내는 이유는, 처리해야할 다음행동이 많을 경우 상당히 유용한 관리방법이기 때문입니다.


위애서 설명한 다음행동 리스트 를 만들때, 각각의 주변환경에 대한 다음행동리스트를 별도로 만들어 관리를 한다면, 아주 편리하게 다음행동들을 관리할 수 있습니다.


만약 내가 외출을 했을 경우, "@외부 다음행동리스트" 만 살펴보고 다음행동들을 처리할 수 있고, 사무실에 있을때는 "@사무실 다음행동리스트" 만 살펴보면 될 일이기 때문입니다.


GTD관련 책자나 강좌등에서는 기본적으로 @집, @회사, @외부 등의 제한적인 실행환경을 설정하여 설명하고 있지만, 자신이 집주변의 이마트에 가서 하는일이 많다면 "@이마트 다음행동리스트" 를 만들어서 사용해도 좋고, 홍길동이라는 사람과 자주 만나 하는 일이 많다면, 그사람과 만났을때 할 수 있는 일을 따로 관리하는 "@홍길동 다음행동리스트"를 만들어서 관리해도 좋을 것입니다.




5. 수집함과 언젠가/어쩌면 리스트는 항상 정기적으로 검토하라.


수집함과 언젠가/어쩌면 리스트는 항상 주기적으로 검토되어져야 합니다.

특히 수집함은 시간이 날때마다 검토해서 수시로 비워주기를 권합니다.


GTD기법 원론에서는 주말이나 한가한 시간등을 이용해서 수집함을 정기적으로 비우기를 권하고 있습니다만, 스마트한 시대를 살아가고 있는 요즘에는 여러가지 GTD를 구현할 수 있는 관리도구들이 많이 있기때문에, 수시로 확인해서 비워주시는 것을 개인적으로 권합니다.


중요한 것은 수집함과 언젠가/어쩌면 리스트는 항상 주기적으로 검토되어야 한다는 것이겠죠.



6. 마무리 - GTD일처리 시스템의 장점


인터넷에 잠깐만 검색해보아도, 수많은 GTD 일처리 관련기법 강좌들이 있습니다.

그렇지만, 그렇게 장황한 원론적인 글보다는 일반사람들이 당장 자신의 생활에 적용해 볼 수 있는 핵심만을 다룬 강좌를 써보고 싶었는데, 쉽게 설명이 되었는지 잘 모르겠군요.




개인적으로 느끼는 GTD 일처리시스템이 장점을 몇가지 이야기하고 마무리 합니다.


1. 정신적인 여유와 집중력 향상


GTD 일처리 관리 시스템을 실생활에 적용하여 항상 수집함과 모든 리스트에 항목들이 빠짐없이 저장되면 더이상 기억하지 않아도 된다는 느긋하고 평화로운 기분을 느낄 수 있습니다. 사실 우리가 받는 스트레스의 아주 큰 비중은 미완료된 할일들에 의한 것들이 큽니다. 믿을 수 있는 GTD 일처리 관리시스템에 모든것을 입력후에는 잊어버리면 됩니다. 아니 잊어버려야 합니다. 

잊어버리고 그 여유를 보다 창조적인 일에 투자 할 수 있습니다.


2. 보다 쉬운 일처리와 실행력의 향상


제가 이전글의 서두에서 GTD를 한마디로 표현한다면, "일을 잘게 나누어 보면 어떤 일이든 쉽게 처리할 수 있다." 라고 하고싶다고 했습니다.


할일은 어려워 보여도, 잘게 쪼개어 놓은 다음행동은 생각보다 쉽게 행할 수 있습니다.

또한, GTD관리 시스템을 통해 잘게 쪼개어진 실제 실행해야할 행동을 관리하기 시작한다면, 자신의 실행력이 급격히 상승한다는 것을 체감할 수 있을 것입니다. 머뭇거리는 일 없이 물흐르듯이 일을 처리해 나갈 수 있습니다.


3, 성취감과 자신감을 극대화


작은 단위의 할일(다음행동)을 해 나가면서 성취감을 느끼고, 자신감을 극대화 할 수 있습니다.

일반적인 할일목록의 일을 처리하는 것과 비교하자면, 다음행동은 일처리의 작은 단위이기때문에 완료처리하기도 쉽고, 뭔가를 완료했다는 성취감을 느낄 수 있는 빈도가 훨씬 높습니다. 이런 성취감은 또다른 일처리를 시작할 수 있는 자신감을 극대화시켜 주기도 합니다.



수많은 일거리와 업무에 지친 분들이나 뭔가 새로운 일처리 방법을 찾고자 하는 분이 계시다면 한번 시도해 보시길 권합니다.


GTD관리시스템의 핵심 강좌는 여기서 마무리입니다.  내용상의 궁금한 부분은 댓글 질문 환영합니다.


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